Öğrenci takip sistemi, bir kurumun her öğrenci hakkında bildiği her şeyi tek yerde toplayan yazılımdır: derse geldi mi, ödevini yaptı mı, sınavda nerede zorlandı, motivasyonu nasıl. Bu bilgiler aslında her kurumda zaten vardır, ama yoklama defterine, ödev listesine, deneme tablosuna ve öğretmenin hafızasına dağılmış hâlde durur. Takip sisteminin işi onları bir araya getirip anlamlı bir sinyale çevirmektir.
Hippotenus'ta bu sinyalin adı Genel Başarı Skoru. Beş boyut, 14 alt metrik ve her gece yenilenen tek bir 0-100 puan. Skorun asıl değeri sayının kendisinde değil, düştüğü anda haber vermesinde.
Öğrenci takip sistemi nedir, ne işe yarar?
Öğrenci takip sistemi, bir öğrencinin akademik ve davranışsal verisini aynı kayıtta birleştirip kurumun geride kalan öğrenciyi zamanında fark etmesini sağlayan yazılımdır. Veriyi tutmak işin kolay kısmıdır. Zor olan, yüzlerce öğrencinin verisi arasından müdahale gerektiren beş öğrenciyi her hafta öne çıkarmaktır.
Bir öğretmen 30 kişilik sınıfında kimin zorlandığını çoğu zaman sezer. Ama 300 öğrencili bir kurumda idarenin aynı sezgiye sahip olması mümkün değildir. Takip sistemi bu sezgiyi ölçülebilir hâle getirir ve kurumun büyüklüğünden bağımsız çalıştırır.
Öğrenci takip sistemi hangi verileri izler?
Hippotenus'taki öğrenci takibi beş boyuttan oluşur ve her birinin skordaki ağırlığı sabittir:
- Akademik (%40): Deneme ve sınav sonuçları, ödev puanları, konu bazlı hakimiyet.
- Sosyal-duygusal (%25): CASEL yetkinlik anketi ve ruh hâli kontrolü.
- Devam (%20): Derse katılım ve oturum kayıtları.
- Çalışma alışkanlıkları (%10): Pomodoro seanslarından odak kalitesi, çalışma hacmi ve rutin.
- Hedef ve kariyer (%5): Öğrencinin kendi belirlediği hedefler.
Bu beş boyut 14 alt metrikten beslenir. Bir öğrencinin belirli bir metrikte verisi yoksa o metriğin ağırlığı kaybolmaz, verisi olan diğer metriklere orantılı olarak dağıtılır. Hiç canlı derse katılmamış bir öğrencinin skoru, bu yüzden haksız yere düşmez. Hesaplamanın ayrıntıları Genel Başarı Skoru sayfasında.
Risk altındaki öğrenci nasıl belirlenir?
Risk altındaki öğrenci, metriklerdeki ani ya da süregelen düşüşlerle belirlenir. Hippotenus'ta dokuz farklı eşik kuralı bu düşüşleri izler. Kurallardan biri tetiklendiğinde öğretmene otomatik bildirim gider. Aynı öğrenci ve aynı kural için bildirim 7 gün içinde tekrarlanmaz. Bu kısıt küçük görünür ama önemlidir: her gün aynı uyarıyı alan bir öğretmen üçüncü günden sonra uyarıyı okumayı bırakır.
Skor her gece yeniden hesaplanır. Ekrandaki skor 24 saatten eskiyse sayfa açıldığı anda anlık olarak yenilenir. Böylece yöneticinin baktığı tablo her zaman güncel veriyi gösterir. Skor kurum, şube ve sınıf düzeyinde yukarı toplanır, idare hangi sınıfta risk altındaki öğrenci oranının arttığını tek bakışta görür ve oradan tek tıkla öğrencinin kendi paneline iner.
Somut bir örnek düşünün. Deneme netleri hâlâ sınıf ortalamasında olan bir öğrenci iki haftadır derslerin bir kısmına gelmiyor, son üç ödevini geç teslim etmiş ve aylık ankette öz yönetim puanı düşmüş. Bu üç sinyalin hiçbiri tek başına alarm gerektirmez. Birlikte okunduklarında ise öğrencinin birkaç hafta sonra deneme sonucuna da yansıyacak bir düşüşün başında olduğunu gösterirler. Takip sisteminin işi, bu tabloyu deneme sonucunu beklemeden öğretmenin önüne koymaktır.
Öğrencinin sosyal-duygusal gelişimi nasıl ölçülür?
Sosyal-duygusal gelişim, Hippotenus'ta uluslararası kabul görmüş CASEL çerçevesiyle ölçülür. Beş yetkinlik vardır: öz farkındalık, öz yönetim, sosyal farkındalık, ilişki becerileri ve sorumlu karar verme. Öğrenci her ay kısa bir anketle bu yetkinlikleri 1-5 ölçeğinde değerlendirir.
Karakter skoru tek bir anketin fotoğrafı değil, son üç ayın ağırlıklı ortalamasıdır. Her yetkinliğin son 6 aydaki değişimi ayrı bir grafikte izlenir. Sosyal-duygusal boyutun kalan kısmı, emoji tabanlı ruh hâli kontrolünün 7 günlük hareketli ortalamasından gelir. Akademik sonucu iyi olduğu hâlde öz yönetimi hızla düşen bir öğrenci, rehberlik açısından en az notları düşen öğrenci kadar dikkat ister.
Öğrenci takip sisteminde veli neleri görür?
Veli, öğrenci takip sisteminde yalnızca kendi çocuğunu görür. Hippotenus'ta veli ekranında çocuğunun günlük durumu, başarı özeti, devamı, gelişim eğrisi, ödev teslimi ve sınav karnesi yer alır. Veli ayrı bir uygulama indirmek zorunda değildir, tarayıcıdan kendi hesabıyla girer.
Devamsızlık, sınav sonucu, ödev teslimi ve ödeme hatırlatması gibi olaylarda veliye ayrıca bildirim gider. Kanallar uygulama içi bildirim, e-posta, SMS ve WhatsApp'tır. Veli yalnızca kendi çocuğuyla ve çocuğunun öğretmeniyle mesajlaşabilir, veliden veliye mesajlaşma sunucu tarafında engellenir. Ayrıntılar veli ve öğretmen takibi sayfasında.
Velinin bu görünürlüğü takip sisteminin bir yan ürünü değil, parçasıdır. Öğretmenin fark ettiği bir düşüşü veliyle aynı gün paylaşabilmek, müdahalenin evde de sürmesini sağlar. Veli, öğretmenin gördüğü tabloyu kendi ekranında görünce konuşma suçlamadan çıkar ve ortak bir plana döner.
Öğrenci verisi kimler tarafından görülebilir?
Öğrenci verisi, rolün izin verdiği kadarıyla görülür. Hippotenus'ta kurum yöneticisi kendi kurumunu, sınıf ve branş öğretmeni ise okuttuğu, sınıf öğretmeni olduğu ya da resmî olarak atandığı sınıf ve şubeleri görür. Her kurumun verisi diğer kurumlardan, her şubenin verisi de diğer şubelerden ayrı tutulur.
Bir öğrencinin başarı skoruna her bakışta kimin, hangi rolde, hangi kapsamda ve ne zaman baktığı kayıt altına alınır. Reşit olmayan öğrencilere ait veriyi tutan bir kurum için bu, sonradan sorulabilecek "bu veriye kim baktı" sorusunun cevabını baştan hazır tutmak demektir. Kişisel veriler KVKK aydınlatma metni doğrultusunda işlenir.
Öğrenci takip sistemi deneme analiziyle nasıl birlikte çalışır?
Deneme analizi, öğrenci takibinin akademik boyutunu besleyen en zengin kaynaktır. Bir deneme bittiğinde sonuç konu, kazanım ve bilişsel düzey kırılımıyla açılır, bu veri de doğrudan skorun akademik boyutuna akar. Öğretmenin ayrıca bir şey girmesi gerekmez.
İki modül birlikte düşünüldüğünde, "bu öğrenci neden düştü" sorusu iki katmanda cevaplanır: skor düşüşün hangi boyuttan geldiğini, deneme analizi de akademik düşüşün hangi kazanımda olduğunu gösterir. Deneme tarafının ayrıntıları deneme analiz programı sayfasında.
Öğrenci takip sistemiyle haftalık döngü nasıl işler?
Öğrenci takip sistemi en iyi, her hafta aynı sırayla tekrarlanan kısa bir döngüyle çalışır. Bu döngü hem öğretmenin hem idarenin yükünü hafifletir, çünkü kimin üzerine gidileceği her hafta verinin kendisi tarafından belirlenir.
Pazartesi: İdare kurum panosuna bakar. Hangi sınıfta risk altındaki öğrenci oranının arttığı, hangi şubenin geçen haftaya göre gerilediği tek ekrandadır. Dikkat isteyen üç dört sınıf seçilir.
Hafta içi: Eşik kurallarından biri tetiklendiğinde öğretmene bildirim gelir. Öğretmen öğrencinin paneline iner ve düşüşün hangi boyuttan geldiğine bakar: devamsızlık mı, ödev mi, sınav mı, yoksa sosyal-duygusal bir sinyal mi? Her birinin çözümü farklıdır ve yanlış teşhis yanlış müdahale demektir.
Hafta sonu: Veli çocuğunun haftasını kendi ekranından görür. Devamsızlık ve sınav sonucu gibi olaylar zaten hafta içinde bildirim olarak gitmiştir, bu yüzden veli toplantısında sürpriz olmaz.
Bu döngünün en önemli özelliği sessizliktir. İyi giden öğrenci için kimseye bildirim gitmez, öğretmenin dikkati yalnızca gerçekten ihtiyaç duyan öğrenciye yönelir. Aynı uyarının 7 gün içinde tekrarlanmaması da bu sessizliği korur. Yüzlerce öğrencisi olan bir kurumda takip sisteminin değeri, her şeyi göstermesinden değil, neye bakılması gerektiğini söylemesinden gelir.
Öğrenci takip sistemi seçerken nelere bakılmalı?
Öğrenci takip sistemi seçerken bakılacak ilk şey, sistemin veriyi birleştirip birleştirmediğidir. Devamı bir ekranda, notu başka bir ekranda gösteren bir sistem takip değil, arşivdir.
- Uyarı veriyor mu? Riskli düşüşte öğretmene kendiliğinden haber gidiyor mu?
- Uyarı yorgunluğu önleniyor mu? Aynı uyarının tekrarlanma sıklığı sınırlı mı?
- Eksik veri skoru bozuyor mu? Hiç ödev verilmemiş bir sınıfta skor haksız yere düşüyor mu?
- Sosyal-duygusal veri var mı? Yalnızca notlara bakan bir sistem sorunun yarısını görür.
- Erişim kayıt altında mı? Öğrenci verisine kimin baktığı izlenebiliyor mu?
Veli tarafındaki takip sistemlerini karşılaştırmak isterseniz veli bilgilendirme ve öğrenci takip sistemleri yazımıza, okul ölçeğinde düşünüyorsanız okul yönetim sistemi nedir rehberine bakabilirsiniz.
Öğrenci takip sisteminin fiyatı ne kadar?
Hippotenus'ta öğrenci takibi ayrı bir modül olarak satılmaz, bütün kurumsal paketlere dahildir. Paketler öğrenci sayısına göre ölçeklenir: 20 öğrenciye kadar Butik, 50'ye kadar Dershane, 100'e kadar Kurum paketi vardır, 100'ü aşan kurumlara özel teklif hazırlanır. Fiyatlar kurumsal fiyatlandırma sayfasında açıkça yayınlanır.
Okullar için okul yönetim sistemi, dershaneler için dershane yazılımı sayfası öğrenci takibini kurumun geri kalan işleriyle birlikte anlatıyor. Kendi öğrencilerinizin verisiyle nasıl görüneceğini görmek için demo talep edebilirsiniz.