Okul yönetim sistemi, bir okulun akademik ve iletişim işlerini tek panelde toplayan yazılımdır: sınıf ve şube düzeni, ders programı, yoklama, ödev ve materyal, sınav sonuçları ve veli iletişimi aynı öğrenci kaydının üzerinde yürür. Bu sayfa, özel okullar ve kolejler için bir okul yönetim sisteminin neyi üstlenmesi gerektiğini, e-Okul ile nasıl birlikte çalıştığını ve Hippotenus'un bu ihtiyaca nasıl cevap verdiğini anlatıyor.
Hippotenus özellikle ortaokul ve lise kademesindeki özel okullar ve kolejler için uygundur: bu kademede veliler akademik gelişimi yakından izlemek ister, LGS ve YKS hazırlığı okulun gündemindedir ve sınav sonuçlarının yorumlanması öğretmenin haftalık planını doğrudan etkiler.
Okul yönetim sistemi nedir?
Okul yönetim sistemi, okulda aynı öğrenciyi farklı sebeplerle takip eden herkesi aynı kayda bağlayan bir platformdur. İdare devamsızlığı ve genel başarıyı, öğretmen ödevi ve kazanımı, veli çocuğunun durumunu, öğrenci de kendi programını takip eder. Bu takip ayrı araçlara dağıldığında (bir tabloda notlar, bir WhatsApp grubunda duyurular, bir defterde ödevler) kimsenin elinde tam resim kalmaz.
Hippotenus'ta dört rol aynı platformda çalışır ve her biri yalnızca kendi yetkisinin izin verdiği kadarını görür:
- İdare: sınıf, şube ve öğretmen düzeni; kurum geneli raporlar ve risk dağılımı.
- Öğretmen: ders sayfası, ödev, yoklama ve sınıfının sınav sonuçları.
- Öğrenci: ders programı, ödevler ve kendi gelişim raporu.
- Veli: çocuğunun devam, ödev, sınav ve ödeme durumu.
Okul yönetim sistemi e-Okul ile nasıl birlikte çalışır?
e-Okul, MEB'in resmî kayıt sistemidir: öğrenci kaydı, nakil, karne, resmî devamsızlık ve not girişi orada yapılır ve bir özel okul bu işlemleri e-Okul'dan başka bir yerde yürütemez. Hippotenus e-Okul'un yerini almaz ve e-Okul'a veri aktarmaz; ikisi farklı işleri çözer.
| İş | Nerede yürür |
|---|---|
| Resmî kayıt, nakil, karne, resmî devamsızlık | e-Okul (tek yetkili sistem) |
| Kazanım bazlı sınav analizi | Hippotenus |
| Ödev ve materyal, teslim ve not takibi | Hippotenus |
| Olay anında veli bildirimi (dört kanal) | Hippotenus |
| Sosyal-duygusal takip (CASEL) | Hippotenus |
| Kampüsler arası karşılaştırma | Hippotenus |
Pratikte okul, resmî işlemleri e-Okul'da sürdürür; günlük akademik takibi, sınav analizini ve veli iletişimini Hippotenus üzerinden yürütür.
Özel okullar için okul yönetim sisteminde hangi modüller olmalı?
Özel okulların ihtiyacı dershanelerden birkaç noktada ayrılır: daha fazla öğretmen, daha uzun bir akademik yıl, daha yoğun veli beklentisi ve sosyal-duygusal gelişimin de takip edilmesi. Aşağıdaki modüller bu ihtiyaçlara karşılık gelir.
- Tüm roller tek ekranda: öğrenci, öğretmen ve veli hesapları tek kullanıcı yönetimi ekranından açılır, öğrenci-veli bağlaması merkezi yapılır.
- Ders ve ödev yönetimi: materyal, tarama testi ve ödev tek ders sayfasında; teslimler puan ve notla izlenir.
- Ders programı: haftalık çizelge ve derslik düzeni.
- Canlı ders ve takvim: Zoom veya Google Meet ile planlanan derslerde takvim kaydı ve yoklama otomatik.
- Kurumsal analiz ve raporlama: sınıf, şube ve öğretmen bazlı performans karşılaştırması.
- Çok kanallı iletişim: uygulama içi, e-posta, SMS ve WhatsApp bildirimleri.
- 250.000+ soruluk havuz: LGS ve YKS hazırlığı için deneme ve tarama testi.
Okul yönetim sistemi sınav analizini nasıl yapar?
Okulda yapılan bir sınavın sonucu çoğu zaman bir not ortalamasına indirgenir. Kazanım bazlı analiz ise o ortalamanın arkasındaki tabloyu açar: hangi kazanımda sınıfın yarısının boş bıraktığı, hangi öğrencinin bilgi eksiğinden, hangisinin süre ve dikkatten kaybettiği.
Hippotenus'ta sınav sonuçları öğrenci, sınıf ve şube düzeyinde okunur. Karşılaştırmalar yalnızca birebir aynı soru kağıdını aynı oturumda çözen öğrenciler arasında yapılır; böylece farklı zorluktaki sınavları çözen iki şube yanlışlıkla aynı ölçekte kıyaslanmaz. Sınav sonuçları analiz modülüne otomatik akar, öğretmenin ayrıca veri girmesi gerekmez.
Velinin bu analizi nasıl okuduğunu merak ediyorsanız veli deneme sonuçlarını nasıl takip eder yazısına bakabilirsiniz.
Öğrencinin sosyal-duygusal gelişimi okul yönetim sisteminde izlenebilir mi?
Evet. Hippotenus'taki Genel Başarı Skoru yalnızca notlardan oluşmaz; beş boyutu ve on dört alt metriği birleştirir. Akademik sonuçların yanında devam, ödev teslimi ve CASEL çerçevesindeki sosyal-duygusal yetkinlikler de skora girer. Skor her gece yeniden hesaplanır ve bir öğrenci risk eşiğinin altına düştüğünde idarenin ekranında işaretlenir.
Okullar için bunun anlamı, idarenin ve öğretmenlerin aynı veriye bakabilmesidir: notları henüz düşmemiş ama devamsızlığı artan ve ödevleri geciken bir öğrenci, sorun karneye yansımadan önce görünür hale gelir. Ayrıntılar başarı skoru sayfasında.
Okul yönetim sistemi veli iletişimini nasıl kolaylaştırır?
Özel okullarda veli beklentisi yüksektir ve iletişim çoğu zaman sınıf WhatsApp gruplarına dağılır. Gruplar hem kurumsal görünmez hem de kişisel veriyi herkesin gördüğü bir ortama taşır. Hippotenus'ta iletişim okulun kendi kayıtlı sistemi üzerinden yürür.
- Devamsızlık, sınav sonucu, ödev teslimi ve ödeme hatırlatması gibi 30'u aşkın olay veliye otomatik bildirim olarak gider.
- Bildirim dört kanaldan gidebilir: uygulama içi, e-posta, SMS ve WhatsApp. WhatsApp kanalı ana aboneliğe dahil değildir, ayrı bir ek servis olarak açılır.
- Veli, öğretmen ve öğrenci arasında birebir veya grup halinde kurum içi mesajlaşma yapılır.
- Veli ayrı bir uygulama indirmek zorunda değildir; tarayıcıdan girer ve yalnızca kendi çocuğunun bilgilerini görür.
Veli iletişimini kurarken nelere dikkat edileceğini veli bilgilendirme sistemi nedir yazısında ayrıntılı anlattık.
Okul yönetim sistemi LGS ve YKS hazırlığına nasıl katkı sağlar?
Ortaokul ve lise kademesinde okulun akademik takviminin bir ucu her zaman LGS ya da YKS'ye bağlıdır. Hippotenus bu hazırlığı okulun günlük akışından ayırmadan yürütmeyi sağlar: öğretmenler LGS, YKS, KPSS ve ALES için MEB ve ÖSYM analizine göre etiketlenmiş 250.000'den fazla soruluk havuzdan ders ve kazanım filtresiyle deneme ya da tarama testi kurar, testi sınıfa veya tek bir öğrenciye atar.
Sonuçlar ayrıca veri girişi gerekmeden analiz modülüne akar. Öğrencinin yanlış yaptığı ya da boş bıraktığı her soru kendi zayıf nokta havuzuna eklenir; böylece havuz okul için ortak, öğrenci için kişisel hale gelir. Veli de aynı gelişimi kendi ekranından izler ve kritik sonuçlar ona bildirim olarak gider.
Bu yaklaşımın okul için faydası, sınav hazırlığının ayrı bir "dershane işi" olmaktan çıkıp okulun kendi ölçme-değerlendirme akışına girmesidir. Hangi sınıfın hangi kazanımda hazırlığın gerisinde kaldığı, sınav günü gelmeden görülür.
Birden fazla kampüsü olan kolejler için ne sunuyor?
Kampüs sayısı arttıkça iki ihtiyaç aynı anda büyür: her kampüsün kendi öğrencisini ve kadrosunu bağımsız yürütmesi, genel müdürlüğün ise hepsini aynı ölçütle karşılaştırması. Hippotenus'ta her şubenin (kampüsün) öğrenci, öğretmen ve derslik verisi ayrı ve izole tutulur; genel müdürlük bütün kampüsleri tek panelden karşılaştırmalı raporlarla izler.
Başarı skoru da kurum, şube ve sınıf düzeyinde yukarı toplanır. Hangi kampüste risk altındaki öğrenci oranının arttığı tek bakışta görülür ve oradan tek tıkla öğrencinin kendi paneline inilir. Ayrıntılar çoklu şube yönetimi sayfasında.
Okul yönetim sistemi öğrenci verisini nasıl korur?
Okul yönetim sisteminde tutulan veri, reşit olmayan öğrencilere ait kişisel veridir; bu yüzden güvenlik tercih değil zorunluluktur. Hippotenus'ta:
- Her kurumun verisi diğer kurumlardan izole tutulur; şubeler de birbirinin verisini göremez.
- Her rol yalnızca kendi yetkisinin izin verdiği kadarını görür; veli yalnızca kendi çocuğunu görür.
- Bir öğrencinin başarı skoruna her erişimde kimin, hangi rolde ve hangi kapsamda baktığı zaman damgasıyla kaydedilir.
- Kişisel veriler KVKK aydınlatma metni doğrultusunda işlenir.
Okul yönetim sistemi seçerken hangi sorular sorulmalı?
Okullarda yazılım kararı çoğu zaman idare, bilgi işlem ve rehberlik servisinin birlikte verdiği bir karardır. Aşağıdaki sorular, demo görüşmelerinde farklı sistemleri aynı ölçütle karşılaştırmanıza yardım eder.
- e-Okul ile iş bölümü net mi? Sistem hangi işi üstleniyor, hangisini e-Okul'a bırakıyor?
- Sınav analizi kazanım düzeyinde mi? Yalnızca not ortalaması mı, yoksa kazanım ve bilişsel düzey kırılımı mı veriyor?
- Veli iletişimi kayıtlı mı? Duyurular kurumun kendi sisteminden mi gidiyor, veli kanalları seçebiliyor mu?
- Sosyal-duygusal gelişim izleniyor mu? Akademik veriyle aynı ekranda görülebiliyor mu?
- Kampüsler karşılaştırılabiliyor mu? Veri izole mi, genel müdürlük hepsini görebiliyor mu?
- Fiyat öğrenci sayısına göre şeffaf mı? Öğretmen hesabı ayrıca ücretlendiriliyor mu?
Okullar için Hippotenus'un fiyatı ve geçiş süreci nasıl işler?
Kurumsal paketler öğrenci sayısına göre ölçeklenir ve fiyatlar sitede açıkça yayınlanır: 20, 50 ve 100 öğrenci kademelerinde üç paket vardır; hepsinde öğretmen hesabı sınırsızdır ve çoklu şube desteği açıktır. 100'ü aşan okul ve kolejler için Kurumsal Plus kapsamında kampüs sayısına ve entegrasyon ihtiyacına göre özel teklif hazırlanır; bu kapsamda okulun kendi adı ve markasıyla özel kurulum, SSO ve atanmış başarı yöneticisi de yer alır. Güncel rakamlar için kurumsal fiyatlandırma sayfası tek kaynaktır.
Geçişte öğrenci, öğretmen ve şube kayıtlarının aktarımına ekibimiz baştan eşlik eder. Yeni açılan hesapların giriş bilgileri kullanıcılara otomatik e-postayla gider; yardım merkezi ve rol bazlı rehberler platform içinde her zaman açıktır. Okulunuzun ölçeğine göre kurgulanmış bir demo için demo talep edebilir, dershane ve kurs merkezleri için hazırladığımız dershane yazılımı sayfasına da göz atabilirsiniz.