Kurs yönetim yazılımı, bir kurs merkezinin eğitim paketlerini, ders programını, kalan ders saatini, taksitlerini ve öğretmen ödemelerini tek sistemde toplayan programdır. Kurs merkezinin en sık yaşadığı sorun aslında muhasebe sorunu değil, iki defterin birbirini tutmamasıdır. Bir defterde kaç saat ders işlendiği, diğerinde kaç lira tahsil edildiği yazar. Ay sonunda ikisini yan yana koymak, çoğu kurumda saatler süren bir iştir.
Hippotenus'ta bu iki defter tek kayıtta birleşir. Paket öğrenciye atandığı anda hem ders hakkı hem ödeme planı aynı öğrencinin üzerindedir. Ders işlendikçe saat düşer, taksit ödendikçe borç kapanır ve ikisi de aynı ekranda görünür.
Kurs yönetim yazılımı ne işe yarar?
Kurs yönetim yazılımı, bir kurs merkezinde para ile zamanın izini aynı yerde tutar. Öğrencinin satın aldığı paket, bu paketin kaç saatinin kullanıldığı, kaç saatinin kaldığı, hangi taksitin ödendiği, hangisinin geciktiği ve öğretmene ne kadar ödeneceği aynı sistemden okunur.
Bu işler dağınıkken kurs sahibinin her ay tekrar ettiği sorular şunlardır:
- Bu öğrencinin paketi bitti mi, yenileme zamanı mı?
- Hangi velilerin taksiti gecikti, kime hatırlatma yapılmalı?
- Bu ay hangi öğretmene ne kadar ödeme yapılacak?
- Hangi derslik hangi saatlerde boş, yeni grup nereye açılır?
Yazılımda bu soruların her biri tek bir ekranın cevabıdır.
Kurs yönetim yazılımı kalan ders saatini nasıl takip eder?
Kalan ders saati, paketin öğrenciye atandığı anda başlar ve her işlenen dersle birlikte kendiliğinden düşer. Hippotenus'ta eğitim paketi bir ad, süre (saat) ve fiyatla tanımlanır. Paket öğrenciye atandığında kalan saat paketin süresine eşitlenir, öğrencinin hangi derslerden ne kadar hakkı olduğu da kaydedilir.
Asıl ayrıntı sayacın ders bazında ayrı tutulmasıdır. Matematik ve fizik alan bir öğrencide matematik saatleri bittiğinde bu, fizik hakkını etkilemez ve ekranda iki ayrı satır olarak görünür. Aynı paket birden fazla öğrenciye atanabilir, her öğrencinin tüketimi kendi kaydında işler. Paket bitmeye yaklaştığında yenilemeyi konuşmak için tahmin yürütmeniz gerekmez.
Kurs merkezinde ders programı nasıl kurulur?
Kurs merkezinde ders programı, öğretmenin, sınıfın ve dersliğin aynı anda boş olduğu saatlere kurulur. Hippotenus'ta ders programı kurulurken sistem her oturum için çakışma kontrolü yapar. Aynı öğretmen, aynı sınıf ya da aynı derslik aynı saate iki kez yazılamaz. Boş saati elle aramak yerine sistemden uygun zaman aralıklarını isteyebilirsiniz.
Aynı ders haftanın birden çok gününe tek işlemde yazılır, dönem boyunca tekrar eden seriler otomatik oluşur, var olan bir oturum da çoğaltılarak hızla kopyalanır. Ders bittiğinde oturum tamamlandı, iptal edildi ya da gelmedi olarak kapanır. Bu işaretler devam takibine ve oturum istatistiklerine yansır. Çizelge gün, hafta ve ay görünümleriyle izlenir, derslik doluluğu da tarih aralığına göre raporlanır.
Derslik doluluğu, kurs merkezinin büyüme kararında en az bakılan ama en belirleyici veridir. Yeni bir grup açmadan önce hangi dersliklerin hangi saatlerde boş kaldığına bakmak, ek salon kiralamadan önce mevcut kapasitenin gerçekten dolup dolmadığını gösterir. Akşam saatlerinde dolu, öğleden önce boş duran dersliklerin olduğu bir kurs, yeni grubu yeni bir salonda değil boş bir saat diliminde açarak aynı kirayla daha fazla öğrenciye ders verebilir.
Kurslar online ders de verebilir mi?
Evet. Hippotenus'ta bir oturum yüz yüze bir derslikte açılabileceği gibi online da açılabilir. Online seçildiğinde toplantı bağlantısı dersi verecek öğretmenin kendi bağlı Google Meet ya da Zoom hesabından üretilir. İkisi de bağlı değilse öğretmen kendi bağlantısını girer. Online oturumlar da aynı takvimde, aynı yoklama ve aynı ders saati mantığıyla işler.
Hibrit çalışan kurslar için bunun anlamı, hangi dersin salonda hangisinin ekranda yapıldığına bakmaksızın tek bir program ve tek bir kalan saat tablosu tutmaktır. Canlı dersin ayrıntıları canlı ders ve takvim sayfasında.
Kurs yönetim yazılımında tahsilat nasıl işler?
Tahsilat, taksit planıyla başlar. Hippotenus'ta her taksit bir tutar ve vade tarihiyle tanımlanır. Vadesi yaklaşan ve vadesi gelen taksitlerde veliye otomatik hatırlatma gider. Ödeme alındığında taksit ödeme tarihi ve yöntemiyle işaretlenir, veliye de onay bildirimi iletilir.
Finans ekranı toplam geliri, bekleyen ödemeleri ve tahsil edilen tutarı öğrenci bazında toplar. Bekleyen öğrenci ödemeleri listelenip toplu tahsil edilebilir, yanlışlıkla işaretlenen bir kayıt da geri alınabilir. Tahsil edilen taksit mali tabloya işletme geliri olarak kendiliğinden düşer ve ilgili şubeye yazılır. Aynı taksit için ikinci bir kayıt oluşmadığından çift sayım riski yoktur.
Öğretmen ödemeleri kurs yönetim yazılımında nasıl yönetilir?
Öğretmen ödemeleri, tahsilatla aynı akışın öbür yüzüdür. Hippotenus'ta bekleyen öğretmen hakedişleri listelenir, seçilenler ödenir ve gerekirse geri alınır. Personel ödemesi önerilen tutarla oluşturulur ve bekleyen kuyruğuna düşer. Ödenen hakediş mali tabloya işletme gideri olarak kendiliğinden yazılır.
Seçtiğiniz tarih aralığı için hiyerarşik mali tablo, tahsilat durumu raporu ve gelir-gider raporu alınır. Gelir ve gider kategorilerinin dağılımı ayrı ayrı raporlanır. Böylece bir ayın sonunda "bu ay ne kazandık" sorusunun cevabı, tahsilat defteri ile maaş listesini yan yana koymadan ekranda hazır olur. Ayrıntılar bütçe ve finans sayfasında.
Birden fazla şubesi olan kurslar için ne değişir?
İkinci şube açıldığında kurs yönetimi iki katına değil, çok daha fazlasına çıkar, çünkü artık şubeleri birbiriyle karşılaştırmak da gerekir. Hippotenus'ta her şubenin öğrenci, öğretmen ve derslik verisi ayrı tutulur, şubeler birbirinin verisini göremez. Derslikler şubeye bağlı tanımlanır, otomatik oluşan gelir ve gider kayıtları da ilgili şubeye yazılır.
Merkez yönetimi bütün şubeleri tek panelden izler: hangi şubenin tahsilatta geride olduğunu, hangisinin dersliklerini daha verimli kullandığını aynı ekrandan görür. Çoklu şube desteği en küçük pakette de açıktır. Ayrıntılar çoklu şube yönetimi sayfasında.
Kurs yönetim yazılımıyla ay sonu nasıl kapanır?
Kurs yönetim yazılımıyla ay sonu, saatler süren bir mutabakat yerine birkaç ekrana bakmakla kapanır. Yazılım yokken ay sonunun tipik akışı şöyledir: ders defterinden kimin kaç saat aldığı sayılır, tahsilat defteriyle karşılaştırılır, eksik ödemeler için veliler aranır, öğretmenlerin girdiği ders saatlerinden hakediş hesaplanır ve bütün bunlar bir tabloya taşınır. Bir yanlış satır, bütün hesabı baştan yapmayı gerektirir.
Yazılımda bu adımların her biri zaten ay boyunca kendiliğinden işlemiştir. Ay sonuna gelindiğinde yapılacak iş üç soruya bakmaktan ibarettir:
- Kimin paketi bitiyor? Kalan saat listesi, yenileme konuşulacak öğrencileri gösterir.
- Kimin taksiti gecikti? Vadesi geçen taksitler ayrı listelenir, hatırlatmalar zaten gitmiştir.
- Kime ne ödenecek? Bekleyen öğretmen hakedişleri tek listede durur, seçilip ödenir.
Tahsil edilen taksitler gelir, ödenen hakedişler gider olarak mali tabloya kendiliğinden düştüğü için ay sonunun kârlılık tablosu da ayrı bir iş değildir. Seçilen tarih aralığı için mali tablo, tahsilat durumu raporu ve gelir-gider raporu hazır gelir.
Bu dönüşümün asıl kazancı zamandan çok hatadır. Elle yürütülen bir ay sonunda en sık yapılan hata, kalan saati yanlış hesaplayıp veliyle ters düşmektir. Ders saati ile ödeme aynı kayıtta durduğunda bu tartışma, iki tarafın da aynı ekrana bakmasıyla biter.
Kurs yönetim yazılımı seçerken nelere bakılmalı?
Kurs yönetim yazılımı seçerken ilk bakılacak şey ders saati ile ödemenin aynı yerde tutulup tutulmadığıdır. Bunun ardından şu sorular gelir:
- Kalan saat ders bazında mı tutuluyor? Çok dersli öğrencide tek bir toplam yanıltır.
- Program çakışmayı engelliyor mu? Aynı dersliğe iki grup yazılabiliyorsa sorun ilk hafta çıkar.
- Taksit hatırlatması otomatik mi? Hatırlatmayı elle yapmak en çok atlanan iştir.
- Öğretmen ödemesi aynı sistemde mi? Gider ayrı tutulursa kârlılık hiçbir zaman net görünmez.
- Online ders aynı takvimde mi? Hibrit çalışan kurslarda iki ayrı takvim hata demektir.
Farklı yazılımları bu ölçütlerle yan yana görmek isterseniz en iyi dershane yazılımları karşılaştırmamıza, kavramların kendisi için de dershane yazılımı nedir rehberine bakabilirsiniz.
Kurs yönetim yazılımının fiyatı ne kadar?
Hippotenus'ta kurumsal paketler öğrenci sayısına göre ölçeklenir ve fiyatlar sitede açıkça yayınlanır. 20 öğrenciye kadar Butik, 50 öğrenciye kadar Dershane, 100 öğrenciye kadar Kurum paketi vardır, 100'ü aşan kurslara özel teklif hazırlanır. Bütün paketlerde öğretmen hesabı sınırsızdır, yıllık ödemede indirim uygulanır. Güncel rakamlar kurumsal fiyatlandırma sayfasında.
Kursunuz sınav hazırlığı da yapıyorsa dershane yazılımı sayfası deneme analizi tarafını, gün boyu öğrenci ağırlıyorsanız etüt merkezi programı sayfası da yoklama ve ödev tarafını anlatıyor. Kendi paket ve taksit düzeninizle bir demo görmek için demo talep edebilirsiniz.