Dershane Yazılımı: Öğretim, Operasyon ve Tahsilat Tek Panelde

Dershane yazılımı, bir dershanenin ya da kurs merkezinin günlük işini tek bir sistemde toplayan yönetim programıdır: öğrenci kaydı, şube ve sınıf düzeni, ders programı, yoklama, ödev, deneme sonuçları, tahsilat ve veli iletişimi aynı kaydın üzerinde yürür. Bu sayfa, bir dershane yazılımının hangi işleri üstlenmesi gerektiğini, seçerken nelere bakmanız gerektiğini ve Hippotenus'un bu işleri nasıl ele aldığını anlatıyor.

Piyasadaki çoğu program "dershane otomasyonu" adıyla kayıt ve tahsilat tarafını iyi çözer. Zorlandıkları yer, girilen verinin size bir şey söylemesidir: hangi öğrencinin sessizce geride kaldığı, hangi sınıfın hangi kazanımda tıkandığı, hangi şubenin tahsilatta geride olduğu. Hippotenus bu ikinci yarıyı, yani analizi, kurumun ölçeğine göre ödenebilir bir fiyatla sunmak için kuruldu.

Dershane yazılımı ne işe yarar?

Dershane yazılımı, dağınık duran üç işi tek yere toplar: öğretim (ders, ödev, deneme), operasyon (kayıt, şube, program, yoklama) ve finans (paket, taksit, gelir-gider). Bu üçü ayrı araçlarda tutulduğunda aynı öğrenci için dört farklı kişi dört farklı dosyaya bakar ve kimsenin elinde tam resim kalmaz.

Tek sistemde toplandığında şu sorular birkaç tıkla cevaplanır:

• Bu hafta hangi öğrenciler iki dersten fazla devamsızlık yaptı?
• Son denemede 11. sınıflar hangi kazanımlarda ortalamanın altında kaldı?
• Hangi öğrencinin taksiti gecikti, hangi velinin bildirimi hiç açılmadı?
• Şubelerden hangisi deneme netlerinde, hangisi tahsilatta geride?

Dershane otomasyonu hangi modüllerden oluşmalı?

Bir dershane otomasyonunun asgari modül listesi kurumdan kuruma çok değişmez. Aşağıdaki tablo, bir dershanede tipik olarak ihtiyaç duyulan modülleri ve Hippotenus'taki karşılıklarını gösteriyor.

Tablodaki her modül aynı öğrenci kaydını paylaşır. Deneme sonucu analiz modülüne ayrıca veri girişi gerekmeden akar; devamsızlık aynı anda hem öğretmenin ekranında hem velinin bildiriminde görünür.

Dershane yazılımı ile Excel ve WhatsApp grubu arasındaki fark nedir?

Excel ve WhatsApp grubu küçük bir dershanede ilk yıl iş görür; sorun, öğrenci sayısı ve şube arttıkça dağınıklığın katlanarak büyümesidir. Farkı en iyi, aynı işin üç farklı yöntemle nasıl yürüdüğü gösterir.

WhatsApp gruplarının bir başka maliyeti de kurumsal görünümdür: veli, kurumun kendi kayıtlı iletişim sistemi yerine kişisel bir telefondan gelen mesajlarla muhatap olur. Veli iletişiminin nasıl kurulacağını veli bilgilendirme sistemi nedir yazısında ayrıntılı anlattık.

Deneme analizi dershane yazılımında neden bu kadar önemli?

Deneme analizi, dershanenin asıl ürününün, yani öğrencinin gelişiminin ölçüldüğü yerdir. Bir net tablosu size sınıfın ortalamasını söyler; kazanım bazlı analiz ise o ortalamanın neden öyle olduğunu söyler. "Matematik ortalaması 18 net" bilgisi ile "üslü ifadeler kazanımında sınıfın yarısı boş bırakıyor" bilgisi arasındaki fark, öğretmenin önümüzdeki haftayı nasıl planlayacağının farkıdır.

Hippotenus'ta deneme sonuçları şu düzeylerde okunur:

• Öğrenci düzeyi: net, konu ve kazanım kırılımı; yanlışın bilgi eksiğinden mi yoksa dikkat ve süreden mi kaynaklandığını ayıran bilişsel düzey profili.
• Sınıf düzeyi: aynı kazanımda sınıfın dağılımı; hangi konunun tekrar edilmesi gerektiği.
• Şube ve kurum düzeyi: aynı sınavı çözen gruplar arasında karşılaştırma.

Karşılaştırmalar yalnızca birebir aynı soru kağıdını aynı oturumda çözen öğrenciler arasında yapılır. Bu yüzden kolay bir deneme çözen grup, zor bir deneme çözen gruptan "daha başarılı" görünmez.

Denemeler bugün öğrencilere platform üzerinden çevrimiçi çözdürülür ve sonuçlar ayrıca veri girişi gerekmeden analiz modülüne akar. Kağıt üzerinde yapılan denemeler için optik okuma desteği geliştirme aşamasındadır; hazır olduğunda optik formdan gelen sonuçlar da aynı analiz ekranına düşecek, kurumunuzun bugün kurduğu düzen değişmeyecek.

Öğrenci tarafında deneme analizinin nasıl okunduğunu LGS deneme analizi nasıl yapılır yazısında örnekle anlattık.

Geride kalan öğrenciyi yazılım nasıl fark eder?

Hippotenus'ta her öğrenci için bir Genel Başarı Skoru hesaplanır. Skor beş boyutu ve on dört alt metriği birleştirir: akademik sonuçların yanında devam, ödev teslimi ve CASEL çerçevesindeki sosyal-duygusal yetkinlikler de hesaba girer. Skor her gece yeniden hesaplanır ve bir öğrenci risk eşiğinin altına düştüğünde yöneticinin ekranında işaretlenir.

Bunun pratik anlamı şudur: bir öğrencinin notları henüz düşmemişken devamsızlığı artıyor ve ödevleri gecikiyorsa, sorun deneme sonucuna yansımadan önce görünür hale gelir. Skorun nasıl hesaplandığını başarı skoru sayfasında ayrıntılı bulabilirsiniz.

Skor kurum, şube ve sınıf düzeyinde yukarı toplanır. Yönetici hangi sınıfta risk altındaki öğrenci oranının arttığını tek bakışta görür, oradan tek tıkla öğrencinin kendi paneline iner. Bir öğrencinin skoruna kimin, hangi rolde baktığı da zaman damgasıyla kayıt altına alınır.

Birden fazla şubesi olan dershaneler için ne değişir?

İki şube açtığınız anda tek dosya düzeni yetmemeye başlar: her şube kendi öğrencisini, kadrosunu ve tahsilatını ayrı yürütmek ister, siz ise hepsini aynı ölçütle karşılaştırmak istersiniz. Hippotenus'ta şube, raporun üstüne sonradan eklenen bir filtre değil, kaydın kendisine işlenmiş bir ayrımdır.

• Her şubenin öğrenci, öğretmen ve derslik verisi ayrı ve izole tutulur.
• Şube, derslik ve gelir-gider kategorileri kurum ayarlarından merkezi olarak tanımlanır.
• Merkez yönetimi hangi şubenin, sınıfın ve öğretmenin daha başarılı olduğunu karşılaştırmalı raporla görür.

Çoklu şube desteği en küçük pakette bile açıktır. Tek şubeyle başlayıp beşinci şubeye kadar aynı panelden devam edebilirsiniz; büyüdükçe değişen şey fiyat, ürün değil.

Tahsilat ve finans tarafını dershane yazılımı nasıl yönetir?

Küçük kurumlarda "kim ödedi, kim ödemedi" sorusunun cevabı çoğu zaman kurum sahibinin hafızasında ya da bir defterdedir. Dershane yazılımında her öğrencinin paketi, taksit planı ve ödeme geçmişi kaydın parçasıdır.

• Öğrencinin satın aldığı paket ve kalan ders saati tek ekranda izlenir.
• Taksitler vadesine göre listelenir; vadesi geçenler ayrı görünür.
• Ödeme hatırlatması ve ödeme onayı veliye otomatik bildirim olarak gider.
• Tahsilatlar gelir kategorisiyle kaydedildiği için kâr-zarar raporuna kendiliğinden yansır.

Finans tarafının ayrıntıları paket ve tahsilat ve finans yönetimi sayfalarında.

Veli iletişimi dershane yazılımında nasıl işler?

Veli iletişimi, dershanenin en çok zaman alan ama en az ölçülen işidir. Hippotenus'ta devamsızlık, sınav sonucu, ödeme hatırlatması ve ödev teslimi gibi 30'u aşkın olay veliye otomatik bildirim olarak gider. Dört kanal vardır: uygulama içi bildirim, e-posta, SMS ve WhatsApp.

Hangi olayın hangi kanaldan gideceği merkezi bir tabloda tanımlıdır; kullanıcı da kendi ayarlarından kanalları açıp kapatabilir. Böylece veli gelişmelerden haberdar olur ama gereksiz bildirime boğulmaz. WhatsApp kanalı ana aboneliğe dahil değildir, ayrı bir ek servis olarak açılır. Veliler ayrıca uygulama indirmek zorunda değildir; tarayıcıdan kendi hesaplarıyla girer ve yalnızca kendi çocuklarının bilgilerini görür.

Veli tarafında hangi sistemlerin hangi işi yaptığını merak ediyorsanız veli bilgilendirme ve öğrenci takip sistemleri karşılaştırmamıza bakabilirsiniz.

Dershane yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Demo görüşmesine girmeden önce aşağıdaki soruların cevabını bilmek, hangi programın kurumunuza uyduğunu çok daha hızlı gösterir.

1. Web tabanlı mı? Kurulum, sunucu ve yedekleme kimin sorumluluğunda? Öğretmen evden, veli telefondan girebiliyor mu?
2. Analiz mi, kayıt mı? Program yalnızca veri mi tutuyor, yoksa deneme sonucunu kazanım düzeyinde yorumluyor mu?
3. Şube ayrımı gerçek mi? Şubeler birbirinin verisini görebiliyor mu, merkez hepsini karşılaştırabiliyor mu?
4. Veli kanalları neler? SMS dışında e-posta ve WhatsApp var mı, veli bildirimi kapatabiliyor mu?
5. Fiyat şeffaf mı? Paketler ve öğrenci sınırları yayınlanmış mı, yoksa her kurum için ayrı pazarlık mı gerekiyor?
6. Geçişte kim yardım ediyor? Mevcut öğrenci listesinin aktarımını kim yapıyor?
7. Destek kimde? Sorunuz çağrı merkezine mi, ürünü geliştiren ekibe mi gidiyor?

Hippotenus dershane yazılımının fiyatı nasıl belirleniyor?

Kurumsal paketler öğrenci sayısına göre ölçeklenir ve fiyatlar sitede açıkça yayınlanır: 20 öğrenciye kadar Butik, 50 öğrenciye kadar Dershane, 100 öğrenciye kadar Kurum paketi vardır; 100'ü aşan kurumlar için Kurumsal Plus kapsamında özel teklif hazırlanır. Bütün paketlerde öğretmen hesabı sınırsızdır ve çoklu şube desteği açıktır. Yıllık ödemede aylık ödemeye göre indirim uygulanır.

Güncel rakamlar ve paket içerikleri için kurumsal fiyatlandırma sayfası tek kaynaktır; bu sayfadaki özet tablo da oradan beslenir.

Dershane yazılımına geçiş ne kadar sürer?

Geçiş üç adımda ilerler. Önce kurum tanımlanır: şube, sınıf ve öğretmen bilgileri eklenir ya da içe aktarılır. Ardından süreçler başlatılır: ders programı, ödev ve sınav akışları kurulur, yoklama etkinleştirilir. Son adımda pano ve raporlarla performans izlenmeye başlanır.

Geçişin en riskli kısmı ilk hafta değil, ilk dönemdir: veri yarım aktarıldığında sorun aylar sonra rapor ekranında ortaya çıkar. Bu yüzden öğrenci, öğretmen ve şube kayıtlarının taşınmasına baştan eşlik ediyoruz. Yeni açılan hesapların giriş bilgileri (kullanıcı adı ve geçici şifre) kullanıcılara otomatik e-postayla gider. Destek hattı her gün 08:00-21:00 arasında açıktır ve sorularınızın muhatabı ürünü geliştiren ekiptir.

Kurumunuzun ölçeğine göre kurgulanmış bir demo için demo talep edebilir, okul ve kolejler için hazırladığımız okul yönetim sistemi sayfasına da göz atabilirsiniz.