Dershane Yazılımı Nedir? Modüller, Faydalar ve Fiyat Modelleri

Dershane yazılımı, bir dershanenin ya da kurs merkezinin günlük işini tek bir sistemde toplayan yönetim programıdır. Öğrenci kaydından ders programına, yoklamadan ödeve, deneme sonucundan taksit takibine ve veli bildirimine kadar her şey aynı öğrenci kaydının üzerinde yürür. Bu yazıda dershane yazılımının ne olduğunu, hangi modüllerden oluştuğunu, bir kuruma gerçekte ne kazandırdığını ve fiyatının nasıl belirlendiğini sade bir dille anlatıyoruz.

Dershane yazılımı nedir?

Dershane yazılımı, dağınık duran üç işi bir araya getiren programdır: öğretim, operasyon ve finans. Öğretim tarafında ders, ödev ve deneme, operasyon tarafında kayıt, şube, program ve yoklama, finans tarafında paket, taksit ve gelir-gider bulunur. Yazılım olmadığında bu üç iş genellikle üç ayrı yerde durur: bir tabloda, bir defterde, bir de WhatsApp grubunda.

Bugünkü dershane yazılımlarının çoğu web tabanlıdır. Bilgisayara program kurulmaz, sistem tarayıcıdan açılır. Yönetici, öğretmen, öğrenci ve veli aynı sisteme kendi hesabıyla girer ve yalnızca kendi rolünün izin verdiği kadarını görür. Öğretmen sınıfını, veli yalnızca kendi çocuğunu, yönetici ise bütün kurumu görür.

Dershane yazılımı hangi modüllerden oluşur?

Dershane yazılımlarının modül listesi kurumdan kuruma çok değişmez. Bir dershanenin tipik olarak ihtiyaç duyduğu modüller şunlardır:

• Kayıt ve kullanıcı yönetimi: Öğrenci, veli ve öğretmen hesapları, öğrenci-veli bağlantısı.
• Şube ve sınıf: Şubeler, derslikler, sınıflar ve öğretmen atamaları.
• Ders programı ve yoklama: Haftalık çizelge ve derse katılım takibi.
• Ödev ve materyal: Ödev atama, teslim takibi, puan ve geri bildirim.
• Deneme ve sınav analizi: Net, konu ve kazanım kırılımı.
• Soru bankası: Deneme ve tarama testi hazırlamak için hazır soru havuzu.
• Tahsilat ve finans: Paket, taksit, gecikme, gelir-gider.
• Veli iletişimi: Devamsızlık, sınav sonucu ve ödeme bildirimi.

Bu modüllerin değeri, aynı veriyi paylaşmalarından gelir. Yoklamaya girilen devamsızlık aynı anda velinin bildirimine, öğrencinin gelişim raporuna ve yöneticinin panosuna düşer. Kimse aynı bilgiyi ikinci kez yazmaz.

Dershane yazılımı ile dershane otomasyonu arasındaki fark nedir?

Günlük kullanımda "dershane yazılımı", "dershane otomasyonu" ve "dershane yönetim programı" aynı ürünü anlatır. Arada ince bir vurgu farkı vardır. Otomasyon kelimesi, kayıt, yoklama ve tahsilat gibi rutin işlerin kendiliğinden yürümesini öne çıkarır. Yazılım daha geniş bir terimdir ve verinin yorumlanmasını da kapsar.

Bu ayrım pratikte önemlidir, çünkü iki yazılım aynı modül listesine sahip olup çok farklı işler yapabilir. Biri deneme sonucunu bir tabloya yazar ve orada bırakır. Diğeri aynı sonucu kazanım düzeyinde açar, hangi öğrencinin geride kaldığını işaretler ve öğretmene bir sonraki hafta ne yapacağını gösterir. İkincisi yalnızca bir otomasyon değil, bir karar destek aracıdır.

Dershane yazılımı bir kuruma ne kazandırır?

Dershane yazılımının kazandırdığı en büyük şey zaman değil, görünürlüktür. Zaman kazancı ilk haftalarda hissedilir: yoklama elle toplanmaz, veliye tek tek mesaj atılmaz, taksit defteri kalkar. Ama asıl fark birkaç ay sonra ortaya çıkar, çünkü o zamana kadar biriken veri kuruma daha önce göremediği şeyleri göstermeye başlar.

• Devamsızlığı artan öğrenci, notları düşmeden fark edilir.
• Hangi sınıfın hangi kazanımda tıkandığı deneme sonrası aynı gün görünür.
• Hangi şubenin tahsilatta geride kaldığı ay sonunu beklemeden izlenir.
• Veli, kurumdan haber almak için telefon açmak zorunda kalmaz.

Deneme analizinin öğrenci düzeyinde nasıl okunduğunu merak ediyorsanız LGS deneme analizi nasıl yapılır yazısına, kazanım bazlı analizin bir üründeki karşılığını görmek için deneme analizi sayfasına bakabilirsiniz.

Dershane yazılımını kimler kullanır?

Dershane yazılımını kurumdaki dört rol birlikte kullanır ve her biri başka bir iş için açar:

• Yönetici: Şube, gelir ve akademik performansı izler, rapor alır.
• Öğretmen: Yoklama alır, ödev verir, sınıfının sınav sonuçlarını inceler.
• Öğrenci: Ders programını, ödevlerini ve kendi gelişim raporunu görür.
• Veli: Çocuğunun devamını, ödevini, sınav sonucunu ve ödeme durumunu takip eder.

Kurs merkezleri, etüt merkezleri ve özel okullar da benzer yazılımlar kullanır. Kurs merkezlerinde paket ve kalan ders saati, etüt merkezlerinde yoklama ve ödev, özel okullarda ise e-Okul'un yanında çalışan akademik takip öne çıkar. Okul tarafını okul yönetim sistemi nedir rehberimizde ayrıca anlattık.

Web tabanlı ve masaüstü dershane yazılımı arasındaki fark nedir?

Web tabanlı yazılım tarayıcıdan açılır, masaüstü yazılım ise kurumdaki bilgisayarlara kurulur. Bugün yeni kurulan dershanelerin büyük çoğunluğu web tabanlı yazılımı tercih ediyor ve bunun somut sebepleri var:

• Öğretmen evden, veli telefondan aynı sisteme erişebilir.
• Sunucu, yedekleme ve güncelleme sağlayıcının sorumluluğundadır.
• Birden fazla şube aynı sistemi ayrı bir kurulum gerektirmeden kullanır.

Masaüstü yazılımın tercih edildiği durumlar genellikle internet bağlantısının güvenilmez olduğu yerler ya da kurumun veriyi yalnızca kendi bilgisayarında tutmak istediği durumlardır. Bu tercihte yedeklemenin ve güncellemenin sorumluluğu kurumun kendisine geçer.

Dershane yazılımı fiyatları nasıl belirlenir?

Dershane yazılımı fiyatları üç ana modelle belirlenir: öğrenci sayısına göre, modül sayısına göre ya da tek fiyatla. Öğrenci sayısına göre fiyatlanan ürünlerde paket, kurumun öğrenci kademesine göre yükselir. Modül bazlı ürünlerde kurum yalnızca kullandığı modül için öder. Tek fiyatlı ürünlerde ise bütün modüller ve sınırsız öğrenci aynı ücrete dahildir.

Fiyatı karşılaştırırken rakamdan önce neyin dahil olduğuna bakmak gerekir: KDV, soru bankası, analiz modülü, SMS ve WhatsApp gibi veli kanalları, şube sayısı ve indirimin kaç yıl sürdüğü. Bazı ürünler fiyatını sitesinde açıkça yayınlar, bazıları yalnızca teklifle verir. Yayınlanan fiyatları yan yana görmek isterseniz en iyi dershane yazılımları karşılaştırmamız yedi ürünün fiyat modelini tarihiyle birlikte veriyor.

Dershane yazılımına başlarken en sık yapılan hatalar nelerdir?

Dershane yazılımına başlarken yapılan hataların çoğu yazılımdan değil, geçişin planlanma biçiminden kaynaklanır. En sık karşılaşılan dört hata şunlardır:

• Her şeyi aynı gün açmak: Yoklama, ödev, deneme, tahsilat ve veli bildirimini ilk hafta birlikte devreye almak öğretmenleri yorar. Önce yoklama ve veli bildirimiyle başlamak, ardından ödevi ve denemeyi eklemek alışmayı kolaylaştırır.
• Veliyi hazırlamadan bildirim açmak: Bildirim almaya başlayan ama sistemi tanımayan veli, kurumu arar. Veliye kısa bir bilgilendirme mesajı ve giriş bilgileri önceden gönderilmelidir.
• Eski veriyi yarım aktarmak: Yarım aktarılan bir taksit listesi aylar sonra yanlış bir rapor olarak geri döner. Aktarım bir kez, eksiksiz ve kontrol edilerek yapılmalıdır.
• Tek kişiye bağımlı kalmak: Yazılımı yalnızca bir yöneticinin bildiği kurumlarda o kişi izne çıktığında sistem durur. En az iki kişinin temel işleri bilmesi gerekir.

Bu hataların hepsi ilk ayda görünür ve hepsi önlenebilir. Yazılımı seçmeden önce bu adımları sağlayıcıyla konuşmak, geçişin nasıl işleyeceğini de baştan netleştirir.

Hippotenus'ta dershane yazılımı nasıl çalışır?

Hippotenus, deneme analizini ve öğrenci takibini merkeze alan web tabanlı bir dershane yazılımıdır. Deneme sonuçları öğrenci, sınıf ve şube düzeyinde kazanım kırılımıyla açılır ve karşılaştırma yalnızca aynı sınavı çözen öğrenciler arasında yapılır. Beş boyutlu Genel Başarı Skoru, devamı, ödevi ve sosyal-duygusal gelişimi akademik sonuçla birleştirip risk eşiğine düşen öğrenciyi işaretler.

Çoklu şube desteği en küçük pakette de açıktır, 250.000'den fazla soruluk havuz pakete dahildir ve veliye dört kanaldan otomatik bildirim gider. Fiyatlar öğrenci sayısına göre ölçeklenir ve kurumsal fiyatlandırma sayfasında açıkça yayınlanır. Ayrıntılar için dershane yazılımı sayfasına, seçim sürecinin adımları için de dershane yazılımı nasıl seçilir rehberine bakabilirsiniz.